Bien que le passé soit derrière nous, il est préférable de s’en inspirer pour bien vivre le présent et construire un avenir meilleur. C’est ainsi que pour les entreprises, les archives sont d’une grande nécessité. Cependant, pour mieux gérer ou conserver ses documents, vous avez besoin de certains outils ou moyens. Cet article vous propose donc des solutions pour une bonne gestion des archives.
L’archivage physique
Avec les multiples progrès auxquels fait face le monde, il existe plus d’un type d’archives, vous pouvez lire cet article sur les type d'archives pour en savoir plus. Le premier type d’archive est l’archive physique. En effet, les archives physiques sont des documents en version papier, et il vous faut prendre appui sur certains éléments pour une bonne gestion.
Pour commencer, vous devez faire un audit complet des archives. Cela vous permettra de classer les documents selon leur période d’archivage. S’il y a lieu de détruire certains documents, l’audit vous aidera à le savoir. Ensuite, vous devez vous organiser de sorte à garder la version originale de vos archives en cas de besoin. Après l’audit, vous devez maintenant procéder à la disposition des documents dans les locaux destinés à l’archivage, et cela, de la meilleure des manières pour une bonne organisation.
Il va falloir aussi une formation du personnel pour la sécurité des archives afin qu’ils puissent répondre aux législations en vigueur. Notez qu’une bonne gestion des archives favorise une bonne organisation de l’entreprise.
L’archivage numérique ou électronique
Mis à part l’archivage physique, vous avez l’archivage numérique. Aujourd’hui, le digital semble faciliter la tâche à plus d’un. La plupart des entreprises préfèrent donc réduire les archives en version papier et se tournent alors vers la solution de gestion des archives moderne qu’est l’archivage numérique. Comme vous pouvez déjà le comprendre, les documents sont conservés sous le format électronique.
Le document peut d’origine être physique, mais il sera numérisé avant d’être archivé. Comme dans le cas de l’archivage physique, vous avez besoin de suivre certaines étapes. Il s’agit de l’audit, l’organisation, la disposition d’une structure digne, d’un accompagnement et de la destruction une fois leur durée de conservation atteinte.
Il faut noter que, avant que les archives numériques soient recevables, ils doivent être datés. Ils doivent aussi être identifiés à l’aide d’un horodatage, et ce, avant l’archivage. Sachez aussi que lors de la numérisation des documents papier, il n’est pas conseillé d’utiliser un format Word ou Excel, mais plutôt un format PDF et TIFF pour les images.
L’externalisation
Outre les solutions de gestion des archives déjà abordées plus haut dans cet article, il y a l’externalisation qui est une solution de gestion des archives très efficace. L’externalisation consiste à confier la gestion des archives à un expert du domaine. Dans ce cas, vous n’aurez plus à vous soucier de la conservation et de l’entretien des locaux des archives sans oublier la sécurité.
Vous n’aurez plus aussi à vous soucier de la cybersécurité de vos archives numériques. En faisant appel à un professionnel, vous lui déléguez sous tous les aspects la gestion de vos archives. Cela vous permettra de gagner assez de temps et d’énergie pour mieux vous concentrer sur les activités spécifiques de votre entreprise. La productivité de votre entreprise par la même occasion sera boostée.
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